Facture électronique obligatoire :
se préparer pour 2024

Selon la nouvelle réforme, une facture au format PDF ne sera plus acceptée. Seuls les formats structurés ou mixtes seront le seront.

Le socle accepté par le Portail Public de facturation (PPF) est composé de 3 formats de factures électroniques reposant sur des standards sémantiques et syntaxiques respectant la norme européenne EN 16931 :

1 format mixte Factur-X
2 formats structurés UBL et CII.

Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) et les Opérateurs de Dématérialisation (OD) devraient être en capacité de transformer aux formats du socle.

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Glossaire de la facturation électronique

Annuaire des entreprises

L’annuaire est une base de référence unique, centralisée et accessible via le Portail Public de Facturation (PPF) et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP). Il permet de déterminer si l’acheteur utilise le PPF ou une PDP pour recevoir ses factures.

Quels sont les principes de l’annuaire ?

CENTRALISER: Regrouper l’ensemble des acteurs concernés par la réforme.
ASSURER L’INTEROPÉRABILITÉ : Mettre à disposition un annuaire accessible par tous les utilisateurs.
INFORMER : Garantir un niveau d’information permettant le bon adressage des factures, des statuts et des données de facturation.
SÉCURISER : Garantir la sécurité et la traçabilité des données contenues dans l’annuaire.

B2B

Les relations B2B (Business to Business) désignent les relations entre assujettis.

B2C

Les relations B2C (Business to Consumer) représentent l’ensemble des transactions effectuées entre une entreprise (Business) et un consommateur privé (Consumer).

B2G

Les relations B2G (Business to Government) représentent les transactions entre les assujettis et les acteurs de la sphère publique.

Chorus Pro

C’est la solution mutualisée de facturation qui a été mise en place pour tous les fournisseurs (privés ou publics) de la sphère publique (État, collectivités territoriales…) afin de répondre aux obligations légales en matière de facturation électronique. NB : l’Administration Fiscale indique que le Portail Public de Facturation (PPF) sera construit sur le modèle de Chorus Pro.

Circuit de facturation

Le schéma en Y permet différentes modalités d’échange des factures et de transmission des données :

Circuit A : l’émetteur et le destinataire passent directement par le PPF.
Circuit B : l’émetteur ou le destinataire recourt au PPF tandis que l’autre utilise une PDP.
Circuit C : l’émetteur et le destinataire recourent chacun à une PDP.

Clearance

Le modèle Clearance permet à l’Administration fiscale de suivre toutes les transactions en temps réel et garantit ainsi la collecte de TVA. Ceci grâce au CTC.

CTC - Contrôle en Continu des Transactions

C’est un Contrôle en Continu des Transactions par les autorités fiscales, c’est une sort de contrôle fiscal informatisé en temps réel.

Cycle de vie d'une facture

Un de apports majeurs de la réforme de la facturation électronique est d’avoir la possibilité de suivre le cycle de vie d’une facture de son émission jusqu’à son paiement (dépôt, mise à disposition, validation, paiement etc.) et ainsi de connaître son statut.

DGFIP

Direction Générale des Finances Publiques

E-Invoicing

Le E-invoicing , aussi appelé E-facturation, il s’agit de l’émission et réception de factures via une plateforme de dématérialisation. Il concerne les entreprises soumises à l’obligation de facturation électronique qui seront tenues de transmettre à l’Administration Fiscale certaines données de facturation. Les données concernées sont uniquement celles utiles au pré-remplissage des déclarations de TVA et à la détermination de la TVA collectée.

E-Reporting

Les entreprises non concernées par la facturation électronique auront également une obligation de e-reporting, c’est-à-dire une obligation de transmission à l’administration fiscale de certaines informations. Cette obligation de e-reporting s’adresse aux opérations internationales ou intracommunautaires, et avec les particuliers en BtoC.

EN16931

C’est la norme EN16931 publiée le 28/06/2017 qui définitif un modèle de données sémantique une facture principale.

ETI : Entreprises de Taille Intermédiaire

Effectif : entre 250 et 4999 salariés
Soit CA annuel n’excédant pas 1.5 milliards d’euros
Soit total de bilan n’excédant pas 2 milliards d’euros
Est aussi considérée comme ETI une entreprise comprenant moins de 250 salariés mais un CA supérieur à 50 millions d’euros et un total de bilan de plus de 43 millions d’euros

L’ETI se situe entre les PME (petites et moyennes entreprises) et les GE (grandes entreprises).

Facture électronique

Elle est également connue sous le nom d’e-facture, e-invoicing ou facture dématérialisée. Selon la nouvelle réforme, une facture au format PDF ne sera plus acceptée. Seuls les formats structurés ou mixtes le seront.

Formats

Selon la réforme, une facture au format PDF ne sera plus acceptée. Seront acceptés les formats structurés ou mixtes.

Les formats syntaxiques de facture autorisés sont les 3 suivants :

UBL : (Universal Business Language). C’est un format standard, et c’est en réalité un document XML. L’image de la facture est enregistré dans le fichier XML et toutes les données textes ont des étiquettes sous forme d’un code XML. Ce fichier XML comprend toutes les informations figurant dans une facture PDF normale, mais dans un format structuré et fixe.
CII : la Facture Inter Industries est une spécification technique utilisée pour créer la syntaxe de message susceptible d’être échangée au niveau mondial entre des partenaires commerciaux.
Factur-X : développée par la France et l’Allemagne, puis publiée en juillet 2017 par le Forum national de la facture électronique, la Factur-x fait référence àun standard de facture électronique à la fois visible par l’humain (format PDF/A3) et lisible par la machine(format XML).

Format syntaxique

C’est la forme du fichier électronique sous lequel les données de facturation doivent être transmises ou convertie pour en récupérer les données exigées par l’Administration (soit UBL, soit CII, soit Factur-X).

Format sémantique

C’est la cohérence des données du fichier électronique qui comporte les données de facturation.

OD - Opérateur de dématérialisation

L’OD est raccordé au PPF ou à une PDP, son rôle :

Propose des services de dématérialisation des factures aux entreprises pour émission et réception.
Est l’intermédiaire lors de l’émission de factures entre le fournisseur et sa plateforme d’émission, et lors de la réception des factures entre l’acheteur et sa plateforme de réception.

PDP - plateforme de dématérialisation partenaire

Il s’agit d’un prestataire privé, immatriculé auprès de l’Administration Fiscale, proposant des services sécurisés couvrant la dématérialisation des factures, la transmission directe de ces factures entre clients et fournisseurs, ainsi que l’extraction et la transmission au Portail Public de Facturation (PPF).

Piste d'audit fiable (PAF)

Depuis le 1er Janvier 2013, les entreprises ont la possibilité d’émettre ou recevoir des factures sous forme papier ou électronique.

Il existe plusieurs solutions sécurisées, dans la mesure où elles garantissent l’authenticité de l’origine / l’intégrité du contenu/la lisibilité d’une facture : comment s’en assurer ?

La Piste d’Audit Fiable c’est la mise en place par une entreprises de contrôles permanents, tout au long de la chaîne, à chaque étape du traitement de la facture, permettant de garantir le lien entre la facture reçue, l’opération réalisée et son paiement. Ainsi l’entreprise est en mesure de démontrer à l’Administration Fiscale la réalité économique de l’opération en question.

La Piste d’Audit Fiable permet de reconstituer la chronologie du processus de facturation de son origine à son archivage.

PME : Petites et Moyennes Entreprises

Effectif : inférieur à 249 salariés
Soit CA annuel : inférieur à 50 millions d’euros
Soit total de bilan n’excédant pas 43 millions d’euros

Si une entreprise est au-delà de l’un de ces critères alors c’est une ETI (Entreprise de Taille Intermédiaire)

PPF - Portail Public de Facturation

C’est le portail public opéré par l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE). Il s’appuie sur le même système que Chorus Pro, et propose un socle minimal de services pour l’échange de factures électroniques.

Concentre les factures et les données de facturation pour les transmettre à l’Administration Fiscale.
Gestion de l’annuaire référençant les plateformes choisies par les entreprises.
Service minimum gratuit de dépôt, transmission et réception des factures.

Schéma en Y