L’optimisation des opérations est un gisement de performances et de productivité que les entreprises commencent à peine à explorer. Elles recourent de plus en plus aux applications dites « intelligentes », c’est-à-dire basées sur l’analytique, l’IA et la donnée, pour améliorer leurs processus et être plus compétitives. Cependant, les bénéfices induits de l’automatisation vont bien au-delà des avantages les plus souvent cités : l’amélioration des procédures et la réduction des coûts. Appliquée aux différents cas d’usage dans l’entreprise, elle s’avère particulièrement efficace en ce qui concerne les fonctions financières allant de la facturation à l’encaissement en passant par les relances clients.
En effet, les études ont démontré que l’automatisation des processus métier basés sur les règles est particulièrement efficace pour améliorer la productivité et réduire les coûts. De plus, son adoption est structurante pour le SI et les procédures, car elle implique la mise en place d’une véritable solution intégrée de production de données. Des données qui sont exploitées par d’autres applications pour la gestion prévisionnelle et le pilotage en temps réel de l’entreprise.
L’automatisation doit s’inscrire dans une stratégie globale
En définitive, c’est là que réside le défi principal de l’intégration de l’automatisation : l’inscrire dans une véritable stratégie globale, c’est-à-dire qui concerne toutes les fonctions de l’entreprise, et cohérente afin d’éviter l’écueil du cloisonnement et en tirer d’emblée tous les bénéfices. En favorisant une approche globale et intégrée, les décideurs inscrivent leur entreprise dans le mouvement actuel de l’entreprise « data driven ».
Il s’agit de faire travailler de concert des applications qui agissent comme une plateforme unique pour gérer les processus de bout en bout, notamment la facturation, le recouvrement, les déductions et les litiges, le suivi de crédit, les paiements et l’application de gestion de trésorerie. Des applications fournies en mode SaaS et qui produisent des données exhaustives sur les comptes clients et les paiements, ceci grâce à l’IA et aux solutions analytiques qui permettent aux équipes de se concentrer sur l’essentiel. Voici les principaux bénéfices de l’automatisation des relances clients.
- Automatisation des tâches fastidieuses et amélioration des processus : les processus liés aux paiements dans l’entreprise sont parmi les plus réglementés. De la facturation à l’extraction des écritures comptables, en passant par le paiement, les solutions qui automatisent les relances client permettent d’accélérer ces processus, de réduire les risques d’erreur et de soulager les équipes des tâches répétitives.
- Réduction des délais et des impayés : une procédure de relance automatisée et personnalisée permet de réduire les risques d’impayés, d’éviter les retards et de recueillir des informations pour mesurer la solvabilité des clients.
- Centralisation du processus de relance : au sein d’un tableau de bord synthétique et clair, les agents bénéficient d’une visibilité globale sur les campagnes d’appels. Celui-ci permet de gérer les campagnes en intégrant des fonctions par groupes, par exemple des modèles de relance paramétrables, des scénarios affectés à une typologie de clients ou la programmation de relances multicanal (courrier postal, LRAR, courriel, SMS…).
- Amélioration de l’image de marque de l’entreprise : le déploiement de procédures automatisées participe de l’image de marque de l’entreprise, aussi bien auprès de ses clients que de ces collaborateurs. En plus de l’inscrire dans le mouvement moderniste de l’automatisation et de la gestion par la donnée, l’automatisation valorise le travail à valeur ajoutée, attire les talents et participe de la satisfaction du client.
- Anticipation de la trésorerie et gestion prévisionnelle : il s’agit là pour les dirigeants d’avoir un état à jour des relances et des paiements. Un état qui permet de connaître les encours clients en temps réel afin de piloter son entreprise en connaissant l’état exact de la trésorerie.
- Analytique et gestion par la donnée : l’intégration avec les applications de gestion d’entreprise et des applications métier permettent le suivi et l’enregistrement automatisé des appels de manière sécurisée. Ainsi, la récolte et l’analyse des données intègrent l’application de relance dans un réseau de collecte et d’échange de données pour l’entreprise « data driven ».