Lorsque la crise pandémique a frappé et que le confinement a été décidé, les entreprises qui s’en sont le mieux sorties étaient celles qui avaient bien entamé leur transformation numérique, notamment la dématérialisation des documents et des procédures.
En intégrant les outils numériques de la mobilité et de la dématérialisation des documents et des procédures, les entreprises qui ont le mieux résisté à la crise ont pu proposer à leurs collaborateurs des outils de travail et d’interaction à distance. À l’occasion de cette transition vers le télétravail généralisé, nombre d’entreprises ont découvert la nécessité d’une gestion de documents dématérialisée pour la continuité de l’activité. C’est dans cet environnement d’incertitude, encadré par le calendrier fixé par le législateur, que s’inscrit désormais la dématérialisation de la facturation clients et fournisseurs, plus communément appelée facture électronique.
Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises sont tenues d’envoyer leurs factures à destination des acteurs publics au format électronique. L’ordonnance du 15 septembre 2021 introduit l’obligation de facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France. Selon le plan gouvernemental, le calendrier d’adoption sera progressif. Le dispositif se déploiera progressivement entre 2024 et 2026, pour permettre aux entreprises de s’approprier ces nouvelles obligations dans les meilleures conditions. Pour ce faire, ce calendrier tient compte de la taille des entreprises. L’obligation de facturation électronique devrait ainsi concerner toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, en janvier 2026.
Les avantages de la dématérialisation
La dématérialisation est un processus inhérent à la digitalisation, inéluctable. Des secteurs commerciaux entiers ont été dématérialisés, avec tous les avantages qui y sont liés. Plus personne n’écoute de la musique sur un CD par exemple, ces supports physiques ont été remplacés par des fichiers MP3. Les paiements dématérialisés aussi font, depuis des années, partie du paysage, apportant plus de fluidité et de simplicité aux commerçants. La dématérialisation touche également l’édition, avec des revues et des livres numériques. Elle est un processus continu et ses avantages sont nombreux et manifestes, aussi bien pour l’entreprise, ses collaborateurs et partenaires, que pour l’environnement.
On pense d’abord à la réduction de l’usage du papier et à l’effet en cascade qu’elle provoque : économies d’énergies fossiles pour fabriquer le papier, suppression des envois postaux et de l’archivage physique… D’autre part, l’optimisation des processus ainsi que la qualité de l’information inhérente à la dématérialisation permettent aux entreprises d’améliorer leurs processus comptables et de réduire les erreurs de traitement. Enfin, au regard des obligations réglementaires, la facture électronique réduit considérable les coûts de gestion administrative des déclarations. En effet, la facture est un document particulier, porteur d’informations et de référence relatives au droit commercial et fiscal. À ce titre, sa dématérialisation automatise le traitement de ces informations, en minimisant le temps passé en déclarations légales.
EDEDOC propose des solutions intégrables…
…en permettant la transmission automatisée des données, ou e-reporting, qui remplacera la déclaration de TVA. Les données des transactions doivent être transmises, par l’entreprise qui réalise l’opération, par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration ou via Chorus, le portail public de facturation.
Cependant, malgré les incitations réglementaires et les avantages qui accompagnent son adoption, la généralisation de la facture électronique reste assez lente. Opter pour la facturation électronique implique de déployer une solution capable de garantir l’authenticité de la facture, sa lisibilité et son intégrité. Une obligation réglementaire afin de conserver la valeur légale du document.
EDEDOC propose des solutions de dématérialisations, qui s’intègrent naturellement à votre système d’information. La diffusion multicanal (courriel, externalisation via une plateforme d’échange sécurisée, dépôt sur un portail en ligne, ou encore papier) vous permet de mettre en place cette de transition dans les meilleures conditions.
N’hésitez pas à contacter nos services pour plus de conseils.